GDPR - ochrana osobních údajů
Ochrana osobních údajů klientů je pro nás klíčová...
Co jsou osobní údaje?
Osobní údaje jsou informace, který vedou k identifikaci konkrétní osoby.
Proč osobní údaje vlastně zpracováváme?
Na základě vydaného pověření k výkonu sociálně-právní ochrany poskytujeme službu odborné pomoci při výkonu náhradní rodinné péče (doprovázení pěstounských rodin). Dle zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí jsme tak oprávněni ke zpracovávání osobních údajů a citlivých údajů nezbytné pro plnění našich úkolů a máme povinnost vést záznamy o naši činnosti.
O jaké osobní údaje se to jedná?
Například uzavíráme dohody o výkonu pěstounské péče, které musí být v souladu s individuálním plánem ochrany dítěte, který zpracovává orgán sociálně-právní ochrany a rozhodnutím soudu, kterým se dítě svěřuje do péče pěstounů. Tyto dokumenty musíme mít tedy k dispozici, abychom mohli smluvní vztah řádně uzavřít. Další naší povinností je zpracovat plán podpory dítěte v pěstounské péči a vzdělávací plán pěstounů. Při zpracování této dokumentace je nutno znát a vyhodnotit potřeby pěstounské rodiny a dítěte svěřeného do pěstounské péče. Centrum poskytuje také různé typy odborných služeb (psychologické, terapeutické, asistenci při realizaci kontaktu dítěte svěřeného do náhradní rodinné péče s jeho vlastní rodinou atd.). Za tímto účelem mohou být získávány i další informace například o rodičích dítěte a dalších příbuzných, které jsou pro realizaci odborné pomoci nezbytné. Služby jsou také financovány veřejnými zdroji, a proto je také nutné shromažďovat doklady prokazující účelné nakládání s těmito prostředky atd.
Jak a kde jsou tyto údaje vedeny?
Osobních údaje a dokumenty jsou vedeny jak v listinné, tak v elektronické podobně. V listinné podobě jsou vedeny ve spisu a uloženy v zamykatelných skříních. V elektronické podobě jsou vedeny v databázi a chráněny přístupovými hesly. S údaji mohou pracovat pouze oprávněné osoby, které poskytují odbornou službu dítěti a rodině nebo nadřízení pracovníci, kteří kontrolují jejich práci. Všichni pracovníci centra jsou smluvně zavázáni k mlčenlivostí o údajích a záležitostech klientů, o kterých se dozvěděli při výkonu své činnosti i po skončení pracovního vztahu.
Kdo může do dokumentace nahlížet?
Mimo oprávněné osoby našeho centra, mohou do dokumentace nahlížet osoby, o nichž jsou údaje shromažďovány. Ve zcela výjimečných případech mohou do dokumentace nahlížet i další osoby, například vlastní rodiče dítěte, jimž jsou však zpřístupňovány pouze záznamy, které se jich bezprostředně týkají (tedy jen záznam z realizace asistovaného kontaktu dítěte s rodičem). Dalšími subjekty, které mohou do dokumentace nahlížet, jsou kontrolní orgány, kontrolující plnění základních zákonných podmínek, včetně povinnosti vést záznamy (kontroluje krajský úřad), kvality poskytované péče (Inspekce poskytování sociálně-právní ochrany) a oprávněnosti nákladů (Úřad práce ČR).
Co se děje s údaji po ukončení spolupráce?
V návaznosti na ukončeni dohody o výkonu pěstounské péče je veškerá listinná dokumentace uzavřena a spisová složka umístěna do zvláštní archivní uzamykatelné skříně. Elektronická dokumentace je přesunuta z aktivní části systému do pasivního úložiště. Z důvodu následné kontroly nakládání se státními prostředky a obecnými pravidly pro dobu archivace dokladů dle zákona o účetnictví je stanovená doba archivace spisové dokumentace 10 let. Po uplynutí této doby je dokumentace skartována a údaje jsou vymazány ze systému.