GDPR - ochrana osobních údajů
Ochrana osobních údajů klientů je pro nás klíčová...
Co jsou osobní údaje?
Osobní údaje jsou informace, který vedou k identifikaci konkrétní osoby.
Proč osobní údaje vlastně zpracováváme?
Na základě vydaného pověření k výkonu sociálně-právní ochrany poskytujeme službu odborné pomoci při výkonu náhradní rodinné péče (doprovázení pěstounských rodin). Dle zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí jsme tak oprávněni ke zpracovávání osobních údajů a citlivých údajů nezbytné pro plnění našich úkolů a máme povinnost vést záznamy o naši činnosti.
O jaké osobní údaje se to jedná?
Například uzavíráme dohody o výkonu pěstounské péče, které musí být v souladu s individuálním plánem ochrany dítěte, který zpracovává orgán sociálně-právní ochrany a rozhodnutím soudu, kterým se dítě svěřuje do péče pěstounů. Tyto dokumenty musíme mít tedy k dispozici, abychom mohli smluvní vztah řádně uzavřít. Další naší povinností je zpracovat plán podpory dítěte v pěstounské péči a vzdělávací plán pěstounů. Při zpracování této dokumentace je nutno znát a vyhodnotit potřeby pěstounské rodiny a dítěte svěřeného do pěstounské péče. Centrum poskytuje také různé typy odborných služeb (psychologické, terapeutické, asistenci při realizaci kontaktu dítěte svěřeného do náhradní rodinné péče s jeho vlastní rodinou atd.). Za tímto účelem mohou být získávány i další informace například o rodičích dítěte a dalších příbuzných, které jsou pro realizaci odborné pomoci nezbytné. Služby jsou také financovány veřejnými zdroji, a proto je také nutné shromažďovat doklady prokazující účelné nakládání s těmito prostředky atd.
Jak a kde jsou tyto údaje vedeny?
Osobních údaje a dokumenty jsou vedeny jak v listinné, tak v elektronické podobně. V listinné podobě jsou vedeny ve spisu a uloženy v zamykatelných skříních. V elektronické podobě jsou vedeny v databázi a chráněny přístupovými hesly. S údaji mohou pracovat pouze oprávněné osoby, které poskytují odbornou službu dítěti a rodině nebo nadřízení pracovníci, kteří kontrolují jejich práci. Všichni pracovníci centra jsou smluvně zavázáni k mlčenlivostí o údajích a záležitostech klientů, o kterých se dozvěděli při výkonu své činnosti i po skončení pracovního vztahu.
Kdo může do dokumentace nahlížet?
Mimo oprávněné osoby našeho centra, mohou do dokumentace nahlížet osoby, o nichž jsou údaje shromažďovány. Ve zcela výjimečných případech mohou do dokumentace nahlížet i další osoby, například vlastní rodiče dítěte, jimž jsou však zpřístupňovány pouze záznamy, které se jich bezprostředně týkají (tedy jen záznam z realizace asistovaného kontaktu dítěte s rodičem). Dalšími subjekty, které mohou do dokumentace nahlížet, jsou kontrolní orgány, kontrolující plnění základních zákonných podmínek, včetně povinnosti vést záznamy (kontroluje krajský úřad), kvality poskytované péče (Inspekce poskytování sociálně-právní ochrany) a oprávněnosti nákladů (Úřad práce ČR).
Co se děje s údaji po ukončení spolupráce?
V návaznosti na ukončeni dohody o výkonu pěstounské péče je veškerá listinná dokumentace uzavřena a spisová složka umístěna do zvláštní archivní uzamykatelné skříně. Elektronická dokumentace je přesunuta z aktivní části systému do pasivního úložiště. Z důvodu následné kontroly nakládání se státními prostředky a obecnými pravidly pro dobu archivace dokladů dle zákona o účetnictví je stanovená doba archivace spisové dokumentace 10 let. Po uplynutí této doby je dokumentace skartována a údaje jsou vymazány ze systému.
Jak uplatnit svá práva
Při zpracování osobních údajů může subjekt uplatnit zejména svá práva:
- Právo na opravu (čl. 16 GDPR)
- Právo na výmaz („právo být zapomenut“ – čl. 17 GDPR)
- Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR)
- Právo na přístup k údajům (čl. 15 GDPR)
- Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)
- Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR)
- Právo odvolat souhlas (čl. 7 GDPR)
- Právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 77 GDPR) – Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7)
Subjekt se obrací se svými žádostmi přímo na ředitele centra, který bude na žádost reagovat bez zbytečného odkladu (nejpozději do jednoho měsíce).